Vier offertes naast elkaar, alle vier van goede partijen, en toch onvergelijkbaar. De een belooft scenario's, de ander een participatietraject, de derde een financiele doorrekening, de vierde een ruimtelijke verkenning. Dat ligt zelden aan de partijen. Het ligt aan de vraag eronder.
Een startnotitie is geen onderzoek en geen visie
Hier ontstaat de meeste verwarring. Een startnotitie beantwoordt niets. Het is de opdracht voor het onderzoek dat daarna komt: wat wordt onderzocht, waarop wordt gewogen, en wanneer valt het besluit. Een visie beschrijft waar je naartoe wilt, een haalbaarheidsonderzoek toetst of dat kan, en de startnotitie gaat aan beide vooraf.
Het is bovendien een klein document. Ongeveer tien pagina's, met een doorlooptijd van een week of vijf. Dat is geen fase die tijd kost; het is de fase die de rest van de planning haalbaar maakt.
Zes punten waarover de raad besluit
Een startnotitie sluit af met beslispunten, zodat er iets wordt vastgesteld in plaats van kennisgenomen: de centrale vraag met de deelvragen, de sturingsrichtingen die onderzocht worden, het afwegingskader op hoofdlijnen, de participatieaanpak richting verenigingen en inwoners, het besluitmoment met de planning, en het benodigde budget met de dekking. De kern zit in het tweede en het derde punt.
Sturingsrichtingen gaan niet over aantallen
Een veelgemaakte denkfout is dat sturingsrichtingen verschillen in hoeveel accommodaties er overblijven. Ze verschillen in filosofie. Nabijheid betekent dat elke kern een eigen voorziening houdt. Concentratie betekent samenbrengen op minder plekken met hogere kwaliteit. Zelfredzaamheid betekent dat de gemeente faciliteert waar verenigingen zelf kunnen dragen. En er is een richting waarin de maatschappelijke functie voorop staat en locaties breder worden ingezet.
Pas als die richtingen benoemd zijn, kan een onderzoek ze tegen elkaar afzetten. Zonder die keuze levert elk onderzoek scenario's op die niemand vooraf heeft besteld.
Het afwegingskader vaststellen voordat de namen bekend zijn
Hier verdient deze fase zich terug. Het kader bestaat uit vijf groepen criteria: maatschappelijke waarde, sportinhoudelijke waarde, ruimtelijke waarde, financiele waarde, en bestuurlijke en juridische uitgangspunten.
Stel je dat kader vast op het moment dat nog niemand weet welke vereniging het raakt, dan gaat de discussie later over criteria. Stel je het vast als de uitkomsten al circuleren, dan gaat de discussie over namen. Hetzelfde gesprek, een volstrekt andere uitkomst, en het verschil zit puur in de volgorde.
Waar de volgorde omkeert
Wij komen op sportparken waar het afwegingskader pas op tafel komt als de eerste resultaten al bekend zijn. Vanaf dat moment is elk criterium een positie: wie voor nabijheid pleit, pleit herkenbaar voor een specifieke club, en wie financiele weging bepleit, wordt gelezen als iemand die een andere club wil wegbezuinigen. Dat is zelden iemands fout. Een onderzoeksopdracht wordt vaak gegund voordat er budget of mandaat is voor de kaderstelling ervoor, en dan is de volgorde al omgedraaid voordat iemand er een keuze in heeft gemaakt.
Wij trekken die kaderstelling daarom naar voren en laten hem vaststellen door de raad, niet door de projectgroep. Dat kost vijf weken en het scheelt later een discussie die niet meer over inhoud gaat.
De uitvraag wordt er korter van, aanbiedingen worden onderling vergelijkbaar, en de partij die de opdracht krijgt begint met een vastgestelde opdracht in handen. Sta je voor een uitvraag en twijfel je of de vraag eronder scherp genoeg is? Wij van Sportgrond kijken graag mee voor de uitvraag de deur uit gaat, want daarna is dit niet meer te repareren.
Iedereen wil een visie voor het Sportpark. Bijna niemand legt uit wat dat eigenlijk is.